پیتر دراکر به قول معروف "آنچه اندازه گیری می شود، انجام می شود."اندازه‌گیری یک ابزار مدیریتی ضروری است، زیرا به ما کمک می‌کند تعیین کنیم که آیا کارمان تأثیر دارد یا خیر، نشان دادن ارزش، مدیریت منابع و تمرکز تلاش‌های بهبود.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) شاخص‌های مهم (کلیدی) قابل سنجش پیشرفت به سمت یک نتیجه مورد نظر هستند. KPIها تمرکزی را برای بهبود استراتژیک و عملیاتی ایجاد می‌کنند، یک مبنای تحلیلی برای تصمیم‌گیری ایجاد می‌کنند و به تمرکز توجه بر روی آنچه مهم‌تر هستند کمک می‌کنند.
مدیریت با استفاده از KPIها شامل تعیین اهداف (سطح عملکرد مطلوب) و ردیابی پیشرفت در برابر آن اهداف است.
مدیریت با KPIها اغلب به معنای تلاش برای بهبود عملکرد با استفاده از شاخص‌های پیشرو است که پیش‌آگهی‌های موفقیت آینده هستند، که بعداً تأثیرات مطلوبی را که با اقدامات عقب‌مانده نشان داده می‌شوند، ایجاد می‌کند.
KPIهای خوب:
- شواهد عینی از پیشرفت در جهت دستیابی به نتیجه مطلوب ارائه دهید
- آنچه را که قرار است اندازه گیری شود اندازه گیری کنید تا به تصمیم گیری بهتر کمک کند
- مقایسه ای ارائه دهید که میزان تغییر عملکرد را در طول زمان بسنجد
- می تواند کارایی، اثربخشی، کیفیت، به موقع بودن، حاکمیت، انطباق، رفتارها، اقتصاد، عملکرد پروژه، عملکرد پرسنل یا استفاده از منابع را ردیابی کند.
- بین شاخص های پیشرو و عقب مانده متعادل هستند
تصویر زیر روابط بین اتصال بین انواع مختلف معیارهای عملکرد را نشان می دهد. اقدامات عملیاتی بر استفاده از منابع، فرآیندها و تولید (خروجی) متمرکز است. این معیارها نتایجی را که یک سازمان می‌خواهد را هدایت می‌کند، با برخی از نتایج متوسط‌تر از سایر نتایج نهایی‌تر. همانطور که کارمندان برای درک بهتر این روابط تلاش می کنند، یاد می گیرند تمرکز خود را بر اقداماتی که منجر به نتایج استراتژیک مورد نظر می شود، افزایش دهند.
مثال های اصطلاحی
بیایید بگوییم که کسب و کار من قهوه برای رویدادهای پذیرایی فراهم می کند. برخی از ورودی ها شامل قهوه (تامین کنندگان، کیفیت، ذخیره سازی و غیره)، آب و زمان (به ساعت یا هزینه های کارمند) است که کسب و کار من سرمایه گذاری می کند. اقدامات فرآیند من می‌تواند به روش قهوه‌سازی یا کارایی یا ثبات تجهیزات مربوط باشد. خروجی ها بر روی خود قهوه متمرکز می شوند (طعم، دما، قدرت، سبک، ارائه، لوازم جانبی و غیره). و نتایج مطلوب احتمالاً بر رضایت مشتری و فروش متمرکز خواهد بود. اقدامات پروژه بر روی محصولات قابل تحویل از هر پروژه یا ابتکار مهم بهبود، مانند یک کمپین بازاریابی جدید تمرکز می کند.
فرض کنید شخصی می خواهد از KPI برای کاهش وزن استفاده کند. وزن واقعی آنها یک شاخص عقب ماندگی است، زیرا نشان دهنده موفقیت گذشته است، و تعداد کالری که آنها در روز می خورند یک شاخص پیشرو است، زیرا موفقیت آینده را پیش بینی می کند. اگر وزن فرد 250 پوند / 113 کیلوگرم باشد (یک روند تاریخی به آن خط پایه گفته می شود)، و فردی که مایل به تقلید از او هستند 185 پوند / 84 کیلوگرم باشد (تحقیق مقایسه ای را معیار نامیده می شود)، ممکن است 1700 کالری در هرهدف روز (سطح عملکرد مطلوب) برای KPI پیشرو به منظور رسیدن به هدف KPI عقب مانده خود یعنی 185 پوند / 84 کیلوگرم تا پایان سال.
منطق انواع مختلف اقدامات
ارزش نسبی هوش تجاری مجموعه‌ای از اندازه‌گیری‌ها زمانی بهبود می‌یابد که سازمان بفهمد که چگونه معیارهای مختلف استفاده می‌شود و چگونه انواع مختلف معیارها در تصویر عملکرد سازمان نقش دارند. KPI ها را می توان به چند نوع مختلف طبقه بندی کرد:
- ورودی ها ویژگی ها (مقدار، نوع، کیفیت) منابع مصرف شده در فرآیندهایی که خروجی تولید می کنند را اندازه گیری می کند.
- اقدامات فرآیند یا فعالیت بر چگونگی کارایی، کیفیت یا سازگاری فرآیندهای خاص برای تولید یک خروجی خاص تمرکز دارد. آنها همچنین می توانند کنترل های آن فرآیند را اندازه گیری کنند، مانند ابزار/تجهیزات مورد استفاده یا آموزش فرآیند
- خروجی ها معیارهای نتیجه ای هستند که میزان کار انجام شده را نشان می دهند و آنچه تولید می شود را مشخص می کنند
- نتایج بر دستاوردها یا تأثیرات تمرکز می‌کنند و به عنوان نتایج میانی، مانند آگاهی از برند مشتری (نتیجه مستقیم، مثلاً خروجی‌های بازاریابی یا ارتباطات) یا نتایج نهایی، مانند حفظ مشتری یا فروش (که ناشی از افزایش است) طبقه‌بندی می‌شوند. آگاهی از برند)
- اندازه‌گیری‌های پروژه به سؤالات مربوط به وضعیت قابل تحویل و پیشرفت نقطه عطف مربوط به پروژه‌ها یا ابتکارات مهم پاسخ می‌دهند
